Цифровий етикет: підказки для поведінки в цифровому світі

Поставити смайлик чи обмежитися стриманою крапкою? Видалити повідомлення, у якому є помилка, чи залишити його? Записати голосове чи краще не варто? Тепер месенджери — це ще один майданчик для робочих відносин, а отже, і вони вимагають дотримання певних правил поведінки.

підготував підказки для поведінки в цифровому світі, які допоможуть зробити Вашу ділову переписку зручніше.

Час зв’язку. З діловими питаннями прийнято звертатись у робочий час. Писати повідомлення вночі – ознака поганого тону. Якщо Ви можете надіслати повідомлення зранку – так і зробіть. Цінуйте чужий час і сон. Є лише два винятки – це питання життя і смерті, або ж Ви попередньо домовились із співрозмовником про нічний чат.

Звернення до співрозмовників. Звертатись краще по імені, але тримати межу. Першочергово треба привітатись і представити себе. Звертаючись, краще називати ім’я співрозмовника, це персоналізація контакту. У письмових повідомленнях старайтесь уникати помилок – це свідчення Вашого статусу, але особливу увагу приділяте імені співрозмовника. Помилки в ньому не допустимі. Також уникайте скорочень і пестливих форм. Краще звертатись так, як Вам представились. Не потрібно завчасно переходити на «ти». Якщо знайомство поглиблюється можна запропонувати людині скоротити дистанцію і перейти на «ти», але не наполягати на цьому. Формальне «тикання» не покращить якість комунікацій, тому поспішати не варто.

Рвані повідомлення. Коли відправляють кожний рядок окремим повідомленням, що виходить довгий ланцюг коротких фраз, які супроводжуються безперервними звуками сповіщення. Такий тип спілкування відштовхує багатьох. Проявіть повагу до співрозмовника, можливо він сконцентрований і виконує важливе завдання, а Ви набридаєте десятками повідомлень, замість одного, структурованого й лаконічного.

Голосові повідомлення. За войсами складно відстежити хід листування, по ним не можна виконати пошук за ключовими словами. Щоб прослухати голосові повідомлення, потрібно одягти навушники, які не завжди під рукою і часто недоречні у робочій атмосфері. Людина, відправляючи голосове повідомлення, демонструє зневагу до співрозмовника, ставлячи на перше місце особисті зручності.

Самотнє «Привіт». Не відправляйте односкладові повідомлення, де тільки привітання і немає конкретики, а потім не чекайте поки співрозмовник також напише самотнє «привіт». Привітайтеся, і в тому ж повідомленні відразу переходите до справи.

Емодзі. Ділове листування не любить жаргону, стікерів, емодзі, гіфок. Не потрібно писати все прописними літерами і зловживати знаками оклику. Така письмова істерика буде недоречною.

Не зловживайте аудіо та відеороликами. Аудіо та відео повідомлення можуть створити незручності при перегляді, потребують швидкого трафіку зв’язку та відсутності сторонніх осіб поряд з співрозмовником.

Невизначеність і недомовки. У житті, коли спілкуємося з людиною, ми можемо сказати — «зрозуміло», підкресливши це чемним поглядом або м’якою посмішкою. Але якщо написати у чаті «зрозуміло.», показово поставивши крапку в кінці, співрозмовник швидше запідозрить образу. Отож короткі та односкладові відповіді краще не доповнювати крапкою — це сприймається як сарказм. У подібних випадках, доповніть текст доречним емодзі, щоб не вводити в оману співрозмовника.

Коротко та по суті. Користувачі месенджерів не люблять ані довгих повідомлень, ані текстів, які складаються з одного слова через «ентер». Формулюйте думки чітко й однозначно, а також дотримуйтесь правила: «Одна думка – одне повідомлення». Будьте лаконічними та не забувайте про використання розділових знаків. Іноді їх відсутність може неабияк ускладнити розуміння того, що Ви хотіли передати.

Ніяких серйозних рішень у месенджері. Попри використання месенджерів, діловий етикет поки не відносить цей канал до офіційного. Не забувайте про те, що для важливих повідомлень та надсилання звітів / файлів / пропозицій краще використовувати електронну пошту.

Після надсилання повідомлення не варто відразу ж писати знову й наполягати на терміновій відповіді. Співрозмовник сам хоче якнайшвидше розв'язати питання, але не завжди це буває можливо. Дайте людині час вивчити ситуацію. Поспіх ніколи ні до чого доброго не приводить.

Завжди відповідайте на повідомлення. Навіть якщо діалог викликає у Вас негативні почуття, не варто залишати питання невирішеним. Намагайтесь надати всю необхідну від Вас інформацію, щоб сторони змогли прийти до спільного висновку.

Діловий етикет в інтернеті не обмежений чіткими правилами, ніким не встановлений і не затверджений. Ми самостійно визначаємо межі дозволеного, щоб знайти потрібне слово, правильний час і відповідний спосіб взаємодії. Людина, яка дотримується ділового етикету в інтернеті, викликає прихильність до себе, тому що поважає межі й час співрозмовника.